Dokumentcontroller till Sundbyberg Avfall och Vatten

Vill du vara med och bygga upp något viktigt från grunden? Vill du även bidra till samhället och samtidigt ha ett spännande och utvecklande arbete? Då kan du vara den vi söker! Vi söker en engagerad och strukturerad dokumentcontroller till Sundbyberg Avfall & Vatten. Vi är ett litet men viktigt kommunalt bolag med stort ansvar – vi levererar rent vatten, hanterar avlopp och tar hand om avfallet i Sundbybergs stad. Hos oss får du arbeta nära verksamheten, påverka våra arbetssätt och göra konkret skillnad i människors vardag.

Om tjänsten

Vi är i ett spännande utvecklingsskede – vi har precis infört ett nytt diarieföringssystem. Vi söker nu dig som vill leda arbetet och skapa nya strukturer och arbetssätt kring dokumenthantering, diarieföring och arkivvård. Du kommer att spela en nyckelroll i att utveckla och förbättra rutiner för dokumenthantering samt säkerställa att dessa följer gällande lagar och regler. Rollen innebär också att du fungerar som dataskyddssamordnare för GDPR inom bolaget.

Vi är ett bolag med ca 50 anställda vilket innebär att rollen som dokumentcontroller också innefattar löpande administrativa arbetsuppgifter. Du arbetar nära bolagets administratör och tillsammans bildar ni ett team som ansvarar för att rutinerna kring diarieföring, arkivvård och dokumenthantering fungerar i vardagen.

Du kommer tillhöra enheten ekonomi och administration som består av fyra engagerade medarbetare.

Arbetsuppgifter

Som Dokumentcontroller kommer du att ha ansvar för att leda och samordna arbetet med diarieföring, arkivvård och dokumenthantering. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter inkluderar:

• Utveckla och förbättra rutiner för dokumenthantering och säkerställa att dessa följer gällande lagar och regler
• Kvalitetssäkra att registreringen håller en hög kvalitet och att dokument hanteras korrekt och effektivt.
• Göra sekretessbedömningar och hantera sekretessbelagda uppgifter.
• Leda arbetet som dataskyddssamordnare för GDPR inom bolaget.
• Stödja och utbilda organisationen i frågor om diarieföring, offentlighet och sekretess samt personuppgiftsbehandling
• Fungera som systemspecialist och huvudregistrator för diarieföringssystemet W3D3.
• Ansvara för att hålla styrdokument uppdaterade och funktionella, såsom bolagets processbaserade informationshanteringsplan.
• Hantera registrering av handlingar, lägga upp ärenden och bidra till övrigt administrativt stöd.

Vi söker dig

För att lyckas i rollen som Dokumentcontroller har du:

• Högskoleutbildning inom offentlig förvaltning, arkivvetenskap eller annan relevant utbildning.
• Erfarenhet från arbete i offentlig sektor, gärna i kommunalt bolag, som registrator, arkivarie, dokumentcontroller eller motsvarande.
• God kännedom om lagstiftning kring offentlighet, sekretess och säkerhetsskydd.
• Förmåga att uttrycka dig väl i svenska, både muntligt och skriftligt.
• God förståelse för vårt digitala samhälle och erfarenhet av att arbeta i dokument- och ärendehanteringssystem samt digitala arkiv.

Det är meriterande om du har erfarenhet av processorienterad informationsredovisning

Personliga egenskaper

För att lyckas i rollen som dokumentcontroller är det viktigt att du är självgående och tar ansvar för dina uppgifter. Du strukturerar ditt angreppssätt och driver dina processer vidare, vilket är avgörande för att leda och samordna arbetet med diarieföring och dokumenthantering. Då arbetet innebär samarbete med bolagets administratör och övriga medarbetare samt samordning med övriga funktioner i kommunkoncernen och stadsarkiv är det viktigt att har god samarbetsförmåga. Du arbetar bra med andra människor och relaterar till dem på ett lyhört och smidigt sätt. Din specialistkunskap inom dokumenthantering och arkivvård gör dig till en kunskapsresurs för andra. Din tydliga kommunikation säkerställer att budskapet når fram och att förväntningarna är klara för alla berörda parter. Detta är avgörande för att ge stöd och utbildning till medarbetare gällande diarieföring, offentlighet och sekretess samt personuppgiftsbehandling (GDPR).

Vårt erbjudande

Hos oss får du arbeta med ca 50 engagerande medarbetare som trivs och har roligt tillsammans. För oss är det viktigt att kunna kombinera arbetsliv och privatliv där det finns utrymme för dina prioriteringar. Vi har en arbetskultur där vi hjälper och stöttar varandra och vi är övertygade om att ett fungerande kretslopp är nyckeln till en hållbar framtid. Hos oss får du bidra till samhället.

Ansökan

Du söker genom att skicka CV och personliga brev via länken nedan. Sista ansökningsdag är den 30 april. Vi går löpande igenom inkomna ansökningar och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag är passerad.

Har du frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta enhetschef för ekonomi och administration, Patrik Hellmark på Patrik.hellmark@savab.se

Bakgrundskontroll kommer att genomföras som en del i rekryteringsprocessen och du kan komma att krigsplaceras.

Varmt välkommen med din ansökan!

Om Sundbyberg Avfall och Vatten

Bolaget bildades 2017 och vårt uppdrag handlar främst om att möta våra kunders behov. Vi är ett kommunalt bolag som ansvarar för att leverera dricksvatten, omhänderta avloppsvatten samt ta hand om kommunalt avfall med målet att förbättra servicen för kommuninvånare och aktörer i Sundbybergs stad.

Bolaget har därmed en viktig och aktiv roll i att bidra till en hållbar utveckling i staden. I ansvaret ingår att uppföra, äga, förvalta och underhålla alla stadens VA- och avfallsrelaterade anläggningar såsom pumpstationer, ledningsnät och stationära sopsugar. Bolaget har en egen driftorganisation som utför allt från mätarbyten till renovering i egen regi.